Stebo vnz | use case

Stebo vzw is een dienstverlenende organisatie, actief op verschillende domeinen en met een sterke focus op regionale ontwikkeling. Stebo vzw voegt waarde toe op vlak van: Wonen – Werken – Ondernemen – Leren – Samenleven– Energie, in Limburg, Vlaanderen en Europa. Stebo vzw is sterk in communicatie, coaching, advies, proces- en individuele begeleiding, netwerking en projectwerk.

Beter inzicht in projecten

Stebo werkt sinds 1994 met Exact Globe en sinds 2007 met Exact Synergy. In Exact Synergy wordt o.a. de project- en urenadministratie gevoerd, Exact Globe wordt gebruikt voor boekhouding en facturatie. Ruim zeventig projectmedewerk(st)ers werken vrijwel dagelijks met Exact Synergy. “Omdat de reporting mogelijkheden in Exact te beperkt zijn, hebben wij Sumatra aangeschaft” vertelt Ivan Vanhamel, stafmedewerker bij Stebo.

Starterslabo

Voor de 25 coaches van zusterorganisatie Starterslabo, is door Silver Essence een portaal ontwikkeld. Vanhamel hierover: “onze coaches begeleiden startende ondernemers die hun ondernemersdroom willen realiseren. Jaarlijks worden zo’n 400 kandidaat-ondernemers begeleid bij het opstarten van een eigen bedrijf; van tekstschrijver tot mindfullness en van kok tot tuinarchitectuur. Tijdens het begeleidingstraject van max. 18 maanden is het voor de coaches, maar ook de aankomend ondernemers, van essentieel belang te kunnen beschikken over de juiste inzichten. Denk hierbij aan projectvoortgang, klanthistoriek voor aan- en verkoop, facturatie (zelfs de facturen zijn inzichtelijk), grootboekmutaties en de resultatenrekening.”

Felicitaties van de subsidiegever

“De combinatie van Exact, Silver Essence, BPM en Sumatra is niet alleen heel krachtig voor onze eigen medewerkers en kandidaat-ondernemers, maar ook voor onze subsidiegevers. Zij willen immers goed kunnen monitoren waaraan de subsidiegelden worden besteed. Dankzij de ontwikkelde totaaloplossing wordt alles goed geregistreerd, waardoor er een helder inzicht ontstaat. Wij hebben een aantal subsidiegevers een eigen inlog tot Sumatra gegeven. Het beschikbaar stellen van actuele cijfers legt een zekere druk bij de werknemers, maar schept anderzijds ook vertrouwen bij de opdrachtgever. Voor deze overzichtelijke manier van werken hebben wij van verschillende subsidiegevers reeds felicitaties ontvangen.”

Vlaams Energieagentschap

Een ander voorbeeld is het, in opdracht van VEA (Vlaams Energieagentschap), uitvoeren van energiescans bij woningen binnen Vlaamse provincies. Vanhamel: “Met Sumatra wordt data op diverse manieren geanalyseerd en worden trends ontdekt. Op basis van deze signalering kan er vervolgens adequaat worden bijgestuurd. Ook voor dit project is een aantal Sumatra rapporten ontwikkeld, die worden opengesteld aan onze partners. Deelnemende partijen krijgen een login met toegang tot hun eigen projecten en targets. Het VEA krijgt het overkoepelend plaatje te zien.

Uitstekende support

Vanhamel maakt, met ondersteuning van een externe consultant bijna alle Sumatra overzichten zelf. “Als ik een keer tegen een probleem aan loop, dan neem ik contact op met de Sumatra supportdesk. Ik ben uiterst tevreden over de kwaliteit van de supportmedewerkers en de snelheid waarmee zaken worden opgepakt! Sumatra is een vaste waarde geworden, binnen én buiten onze organisatie. Ik kan mij het hier niet meer voorstellen zonder Sumatra.”