Toen Mirko de Vos, CFO van Human Protection, bij de organisatie begon, was Sumatra al volop in gebruik bij Sales. De oplossing was voor hem nieuw. De enthousiaste verhalen uit de organisatie hoorde hij wel, maar hij wilde eerst zelf ervaren wat de waarde ervan was.

“Sumatra was er al toen ik binnenkwam. Ik moest zelf eerst een beetje verliefd worden op de tool.”

Dat gebeurde toen Human Protection Sumatra breder ging inzetten. Wat begon met stuurinformatie voor Sales, groeide uit tot een omgeving waarin Finance, management en steeds meer operationele disciplines vanuit dezelfde actuele informatie werken.

Voor De Vos zit de waarde daarbij niet in méér rapportages. Het gaat erom dat data helpt om sneller te zien wat er gebeurt, te begrijpen waarom en vervolgens beter te beslissen.

Niet méér cijfers, maar weten waar je staat

Een van de eerste aandachtspunten was de managementinformatie. De financiële maandrapportage was goed op orde, maar bleef volgens De Vos vooral financial reporting: cijfers over wat er was gebeurd. De behoefte lag juist bij de duiding erachter.

Human Protection begon daarom niet met het bouwen van dashboards, maar met de vragen die eraan voorafgaan. Waar willen we als organisatie op sturen? Welke KPI’s horen daarbij? Wat bedoelen we daar precies mee? En hebben we de juiste data om ze betrouwbaar te meten?

“We hebben goed gekeken: wat is het belang van onze aandeelhouder en welke data wil ik dan opbouwen om te kunnen zeggen: kijk, dit zijn wij, dit hebben we gedaan en hier gaan we naartoe.”

KPI’s die voortkomen uit de strategie, zoals recurring revenue, worden vervolgens automatisch in Sumatra gevolgd. Management en aandeelhouder kunnen daardoor continu dezelfde actuele ontwikkeling zien, in plaats van één keer per maand een statisch overzicht.

“Ze kunnen altijd kijken. In realtime kunnen zij kijken.”

Voor het MT vertaalt De Vos dat naar een eenvoudig principe:

“Groen is niks, daar hoef ik niks over te vertellen. Oranje: ik vertel wat er speelt. En rood is de alarmbel.”

Het gesprek gaat daardoor minder over het verzamelen en verklaren van cijfers en sneller over waar aandacht nodig is en wat er moet gebeuren.

Van vraaggestuurd naar oplossingsgericht

Misschien nog interessanter is wat er daarna in de organisatie gebeurt. Business Control begon vooral met het beantwoorden van informatievragen. Naarmate er meer met Sumatra werd gewerkt, veranderde die rol. Trends en afwijkingen worden zelf herkend en vanuit de data verder onderzocht.

“Eerst was het heel erg vraaggestuurd. Nu komt Business Control met eigen punten: ik zie een bepaalde trend, kijk eens wat ik gemaakt heb.”

Ook voor vragen vanuit het management is de informatie veel sneller beschikbaar.

“Als er vragen zijn vanuit het management, kan Business Control het negen van de tien keer zo oplepelen.”

En vervolgens ontstaat een sneeuwbaleffect. Medewerkers zien wat er mogelijk is en komen zelf met nieuwe vragen.

“Zien eten doet eten. Mensen komen echt met: denk je dat dit ook met Sumatra zou kunnen? Dan ga je dingen ontsluiten waarvan je daarvoor niet realiseerde dat je ze wilde of nodig had.”

Dat is voor De Vos een belangrijk onderdeel van datagedreven werken: niet alleen bestaande rapportages automatiseren, maar met beschikbare data steeds nieuwe vragen kunnen beantwoorden.

De informatie uit Sumatra raakt direct aan leverbetrouwbaarheid, voorraad, inkoop en werkkapitaal

Die ontwikkeling is inmiddels ook operationeel zichtbaar. Human Protection brengt informatie over eigen productie, externe productie, wat onderweg is en de verkoopforecast bij elkaar. Daardoor kan de organisatie vooruitkijken: hebben we straks voldoende producten beschikbaar voor wat we verwachten te verkopen, of ontstaat ergens een tekort?

Dat inzicht ondersteunt vervolgens echte keuzes. Wat moeten we zelf produceren? Wat moet extern worden ingekocht? En als capaciteit schaars is: welke orders of klanten krijgen prioriteit?

De volgende dimensie is de materiaalbehoefte. Vanuit de verwachte verkoop kan worden doorgerekend wat geproduceerd moet worden en welke grondstoffen daarvoor volgens de Bill of Materials nodig zijn. Juist bij materialen met lange levertijden helpt dat om eerder vooruit te kijken.

Zien waar verkoop, productie en voorraad gaan botsen.

“Alle rapporten die we bouwen geven ons direct inzicht en leveren betere beslissingen op. We zijn veel meer spot-on, waardoor je inefficiëntie uit je organisatie drukt.”

Dat is uiteindelijk de businesscase die De Vos zelf aan Sumatra koppelt. Niet één geïsoleerde besparing, maar op steeds meer plekken in de organisatie betere beslissingen nemen op basis van dezelfde actuele informatie.

Data gebruiken waar het verschil wordt gemaakt

Diezelfde gedachte gebruikt Human Protection bij de verdere inrichting van het applicatielandschap. Niet iedere nieuwe informatiebehoefte hoeft als maatwerkfunctionaliteit in een operationele applicatie te worden gebouwd.

De vraag is steeds: hoort dit echt thuis in het proces, of is de benodigde data al beschikbaar en kunnen we die met Sumatra combineren tot informatie waarop we kunnen sturen?

Dat maakt Sumatra voor Human Protection meer dan een rapportagetool. Het is een laag waarmee data uit verschillende delen van de organisatie wordt vertaald naar informatie waarmee mensen daadwerkelijk verder kunnen. En juist doordat steeds meer mensen dat ervaren, blijft het gebruik zich uitbreiden.

Advies aan andere organisaties? Begin ermee

De Vos ziet die waarde niet alleen voor Human Protection. Zeker ook bij organisaties met een actieve aandeelhouder, waar strategie, KPI’s en voortgang continu met elkaar verbonden moeten worden, ziet hij een duidelijke toepassing.

“Daar helpt Sumatra ons enorm bij. Dat is super waardevol voor deze organisatie en ik denk voor alle partijen die met Private Equity te maken hebben.”

Human Protection begon met Sumatra bij Sales. Daarna volgden Finance en management en inmiddels wordt Sumatra steeds verder de operatie ingetrokken. Niet vanuit een groot dataproject, maar telkens vanuit een concrete vraag: waar willen we op sturen en welke informatie hebben we nodig om daar vandaag beter op te kunnen handelen?