“Binnen één dag keken we naar onze eigen data uit Blending. Ik werk al dertig jaar met rapportages en bedrijfsinformatie, maar de snelheid waarmee dit stond had ik nog niet eerder meegemaakt.”

— Arjen Pauzenga, CFO Americol

Blending paste goed, de informatievoorziening nog niet

“Blending past juist goed bij Americol. De inrichting, het gebruik en de informatiebehoefte waren alleen nog niet goed genoeg op elkaar afgestemd.”

Toen Arjen Pauzenga bij Americol begon, hoorde hij dat er eigenlijk een ander ERP-systeem nodig was omdat de organisatie de gewenste informatie onvoldoende uit het systeem kreeg.

Na enige tijd zag hij dat anders. Blending past juist goed bij Americol en bevat de functionaliteit die de organisatie nodig heeft. Alleen de samenhang tussen de inrichting van het ERP, het dagelijkse gebruik en de informatiebehoefte was niet goed genoeg op elkaar afgestemd.

De oplossing lag daarom niet in het vervangen van Blending, maar in het beter benutten ervan en het eenvoudiger beschikbaar maken van de data voor de organisatie.

Sneller en praktischer dan een zwaar BI-traject

“Ik zocht iets dat sneller, eenvoudiger en beter passend was bij een organisatie als Americol dan PowerBI. Vanuit mijn ervaring kon ik niet geloven dat Sumatra dit zo snel kon.”

Arjen wilde de informatievoorziening eenvoudiger maken. Vanuit eerdere ervaringen wist hij ook dat een uitgebreid Power BI-traject voor een organisatie als Americol al snel relatief zwaar, complex en kostbaar kan worden. Hij zocht iets dat sneller resultaat opleverde en praktisch aansloot bij de organisatie.

Via zijn netwerk kwam Americol bij Sumatra terecht. Tijdens de eerste presentatie werd uitgelegd hoe snel Sumatra op de bestaande Blending-data kon worden aangesloten. Vanuit zijn jarenlange ervaring met rapportages vond Arjen die snelheid echter maar moeilijk te geloven.

Maar die belofte klopte: Americol keek binnen één dag live naar de eigen informatie uit Blending.

Vier dagen consultancy, vier bedrijfsgebieden inzichtelijk

“Met maar vier dagen consultancy hebben we verkoop, inkoop, productie en voorraad inzichtelijk.”

Na minder dan vier dagen consultancy zijn inmiddels verkoop, inkoop, productie en voorraad inzichtelijk gemaakt. Sales gebruikt Sumatra dagelijks voor de informatie die voorheen uit het ERP of uit periodieke rapportages moest komen.

De stap is daarmee gemaakt van hoognodige informatie die bijvoorbeeld eenmaal per maand werd samengesteld naar nuttige informatie die continu beschikbaar is. Medewerkers kunnen zelf zien wat er gebeurt en waar bijsturing nodig is.

Productie: eerder zien waar efficiency verloren gaat

“De inzichten uit Sumatra zorgen voor een grote verbetering met betrekking tot efficiencyverlies. Dat werkt enorm motiverend.”

In productie ziet Americol nu per lijn hoe deze presteert. Daardoor worden afwijkingen eerder zichtbaar en kan sneller worden bijgestuurd.

Er waren weken waarin een flink efficiencyverlies zichtbaar was. Daar zijn recent enorme verbeteringen zichtbaar. Sumatra is niet de enige oorzaak van die verbeteringen, maar maakt wel zichtbaar waar verlies ontstaat en waar actie nodig is. Als een dergelijke verbetering structureel wordt, kan de impact alleen op dat aspect al veel besparen volgens Arjen en dat motiveert natuurlijk enorm.

Meer grip op voorraad, marge en inkoop

“We zien nu precies welke voorraad er is, wat al is toegewezen en hoe de marge zich per order of lijn ontwikkelt.”

Americol ziet nu niet alleen welke voorraad aanwezig is, maar ook wat daarvan al is toegewezen en misschien nog wel belangrijker: wat de trend is van deze ontwikkeling. Hierdoor wordt de voorraadruimte ideaal beheerd, wat veel overbodige kosten kan schelen.

Ook financieel wordt gedetailleerder gestuurd. In plaats van alleen achteraf naar marge per maand te kijken, kan Americol nu bijvoorbeeld marge per order of productielijn volgen. Dat is extra relevant bij fluctuerende inkoopprijzen: de organisatie ziet beter wat wanneer nodig is en kan sneller op prijsontwikkelingen reageren.

Minder onderbuik, meer feiten

“De discussies worden beter en zuiverder. Het gaat over feiten en veel minder over onderbuikgevoel.”

Volgens Arjen zit de winst niet alleen in tijd of rapportages. De gesprekken binnen de organisatie veranderen. Wanneer iedereen naar dezelfde actuele informatie kijkt, gaat de discussie veel sneller over feiten. De gesprekken worden zuiverder.

Directeur/eigenaar Menno gebruikt de inzichten inmiddels actief in de bedrijfsvoering. Sumatra is dan ook al gebruikt als basis voor concrete commerciële en operationele beslissingen.

Informatie voor mensen die ermee moeten werken

“Onze mensen kennen hun vak. Ze zijn geen Excel- of analysespecialist. Met Sumatra geven wij ze nu hapklare informatie.”

Americol is een productiebedrijf. Medewerkers zijn specialist in hun vak, maar hoeven geen Excel- of dataspecialist te zijn. Sumatra maakt de relevante informatie uit Blending direct bruikbaar voor de mensen die ermee moeten werken.

Voor Americol is juist die combinatie belangrijk: een ERP dat goed bij de organisatie past, gecombineerd met actuele informatie die medewerkers helpt om in de dagelijkse praktijk betere beslissingen te nemen.