Van Excel naar Beter

Hoe Stichting ROM grip houdt op het beheer van complexe geldstromen.

Binnen de metalektrobranche beheert de Raad van Overleg Metalektro (ROM) meerdere fondsen, elk met eigen heffingsjaren, regelingen en bedrijven die soms met terugwerkende kracht in- of uitstromen.

Voor controller Marja van Eeuwijk betekende dat jarenlang: eindeloze Excels, formules, controles, splitsingen.

“Het liep wel,” zegt Marja, “maar het was bewerkelijk en tijdrovend. Zeker in de piekmaanden was het nauwelijks te doen. Een kleine wijziging kon door tientallen tabbladen doorwerken.”

De behoefte was duidelijk: meer overzicht, minder handwerk.

De uitdaging scherpstellen

Tijdens gesprekken met implementatiepartner GCS herkende consultant Paul Bart direct de knelpunten. Samen met Marja bracht hij de uitdaging terug tot de kern:

betrouwbare rapportages en verdelingen, zonder eindeloos Excel-werk.

“We wilden geen Excel nabouwen,” vertelt Paul, “maar dezelfde inzichten leveren. Sneller, consistenter en met minder risico op fouten. Sumatra bood precies de flexibiliteit die daarvoor nodig was.”

De oplossing: stapsgewijs bouwen met Sumatra

De implementatie verliep pragmatisch en snel. Vanuit een solide basis werden rapportages en signaleringen toegevoegd. Bijvoorbeeld voor deelbetalingen en doorbetalingen.

Door in korte cycli te werken, zag ROM direct resultaat: elke stap leverde tijdwinst en inzicht op.

“Die aanpak werkte fantastisch,” zegt Marja. “We konden direct meedenken, bijsturen en uitbreiden. Het bleef behapbaar, zonder lange trajecten.”

Resultaten die voelbaar verschil maken

Tijdswinst leidt tot meer gripEnkele taken die voorheen veel tijd kostten, gaan nu sneller. Structureel levert dit Marja ‘Excelwinst’ op waarmee de nodige tijd vrijkwam om meer aandacht te kunnen besteden aan controles en analyses.

Marja: “Het scheelt me structureel veel tijd. Die tijd besteed ik nu aan analyses en controles – Juist tijdens de drukste momenten van het jaar geeft Sumatra zo overzicht, betrouwbaarheid en vertrouwen in de cijfers.

Sterke samenwerking

“Het verschil zat echt in de samenwerking,” zegt Marja.

“GCS luisterde goed, dacht mee en vertaalde onze wensen snel naar werkbare oplossingen.”

Onverwachte winst

Doorbetalingen en crediteurenbetalingen zijn eenvoudiger geworden, terwijl dat vooraf niet eens een doelstelling was.

Vooruitkijken

De eerste resultaten smaken naar meer. ROM onderzoekt nu hoe ook de deelnemersadministratie en uitkeringsstromen kunnen worden geïntegreerd in Sumatra.

Daarnaast staan signaleringstegels voor debiteurenbeheer en herinneringen op de wensenlijst.

Conclusie

Met Sumatra heeft Stichting ROM een grote efficiëntieslag gemaakt én meer grip gekregen op complexe geldstromen.

Wat begon als een zoektocht naar tijdswinst, resulteerde in meer rust, meer inzicht en een solide basis voor verdere digitalisering.

“Het scheelt me structureel veel detaillistisch werk. Maar belangrijker nog: die tijd gebruik ik nu voor beter inzicht en controle. Vooral in drukke periodes geeft dat veel rust.”

– Marja van Eeuwijk, controller ROM

“Het ging erom complexe geldstromen eenvoudig inzichtelijk te maken, zonder Excel. Door stap voor stap samen te bouwen, staat er nu een solide oplossing.”

– Paul Bart, consultant GCS

“Dit project laat precies zien waar Sumatra in uitblinkt: minder handwerk, meer grip – en vooral de rust om in piekperiodes met vertrouwen de juiste beslissingen te nemen.”

– HenkJaap van den Broek, Sumatra Software